Jak zbudować rejestr informacji DORA, nie tracąc sześciu miesięcy
Spośród wszystkich wymogów wprowadzonych przez DORA niewiele przysporzyło w praktyce tylu trudności co rejestr informacji. Na papierze brzmi to prosto: kompletny zapis każdego podmiotu trzeciego ICT wspierającego krytyczne lub istotne funkcje podmiotu finansowego. W praktyce wiele organizacji odkryło, że zebranie tych informacji z umów, e-maili i arkuszy działów trwa znacznie dłużej, niż oczekiwano. Ten artykuł wyjaśnia, czego rejestr faktycznie wymaga i jak go zbudować, nie pochłaniając pół roku czasu Twojego zespołu.
Co rejestr musi zawierać
Rejestr informacji DORA ma dawać zarówno organizacji, jak i jej organowi nadzorczemu jasny, aktualny obraz zależności od podmiotów trzecich ICT. Dla każdego dostawcy powinien obejmować przedmiot usługi, miejsce przechowywania i przetwarzania istotnych danych, zaangażowanych podwykonawców oraz udokumentowaną strategię wyjścia na wypadek zakończenia relacji. Dostawców należy też ocenić pod kątem krytyczności, ponieważ w przypadku tych, którzy wspierają funkcje krytyczne lub istotne, obowiązują surowsze wymogi umowne i audytowe.
Organy nadzorcze już zasygnalizowały, że luki w rejestrze należą do pierwszych rzeczy, których szukają podczas przeglądów nadzorczych, co czyni to czymś znacznie więcej niż ćwiczeniem biurokratycznym.
Dlaczego zwykle trwa to tak długo
Typowym wąskim gardłem nie jest zrozumienie wymogu. To znalezienie informacji. Umowy są w dziale zakupów, szczegóły techniczne w IT, a oceny krytyczności często istnieją tylko w głowach kilku starszych pracowników. Zebranie tego ręcznie oznacza ściganie wielu działów, uzgadnianie niespójnych zapisów i powtarzanie dużej części tej pracy przy każdej zmianie umowy lub dodaniu nowego dostawcy.
Bardziej wykonalne podejście
Zamiast traktować rejestr jako jeden wyczerpujący projekt, warto podzielić pracę na etapy. Zacznij od dostawców wspierających Twoje najbardziej krytyczne funkcje, ponieważ to z nimi wiążą się największe stawki regulacyjne i operacyjne. Zbuduj prosty, spójny szablon obejmujący pola wymagane przez DORA i stosuj go jednolicie, zamiast dostosowywać od przypadku do przypadku. Następnie traktuj rejestr jak żywy dokument, aktualizowany przy każdej zmianie umowy, a nie jak statyczny plik, który dezaktualizuje się w chwili ukończenia.
Dobre wykonanie od początku pozwala też uniknąć częstej pułapki: stworzenia rejestru raz na potrzeby audytu i pozwolenia, by w ciągu kilku miesięcy się zdezaktualizował, po to by przy następnym żądaniu znów stanąć przed tym samym pośpiechem.
Gdzie pomaga dedykowana platforma
To dokładnie ten rodzaj uporządkowanej, ciągłej ewidencji, która staje się znacznie łatwiejsza z odpowiednim narzędziem. Cynapze prowadzi stale aktualizowany rejestr dostawców wraz z ich wynikami bezpieczeństwa, ocenami krytyczności i historią remediacji, więc informacje, o które pytają organy nadzorcze, są już uporządkowane, a nie zbierane pod presją. Zespoły, które próbowały robić to w arkuszach kalkulacyjnych, często przekonują się, że największym zyskiem nie jest sam rejestr, ale to, że nie trzeba go już odbudowywać od zera za każdym razem.
Jeśli Twoja organizacja nadal składa rejestr ręcznie, warto zobaczyć, jak ten proces wygląda z odpowiednimi narzędziami. Zarezerwowanie demo z Cynapze zajmuje kilka minut i pokazuje dokładnie, jak rejestr pozostaje aktualny bez dodatkowej pracy ręcznej.
Podsumowanie
Rejestr informacji to jeden z najbardziej wyraźnych i konkretnych rezultatów, jakich wymaga DORA, a zarazem jeden z najłatwiejszych do niedoszacowania. Organizacje, które traktują go jako jednorazowy projekt, zwykle powtarzają wysiłek co roku. Te, które od początku budują go jako żywy rejestr, najlepiej z wykorzystaniem narzędzi zaprojektowanych do tego celu, zamieniają powtarzający się ciężar w rutynową część zarządzania relacjami z podmiotami trzecimi.
Skontaktuj się z Cynapze, aby zobaczyć, jak Twój rejestr informacji może pozostać dokładny przy znacznie mniejszym wysiłku ręcznym.
